Kommunikationsrichtlinie für E-Mails

E-Mail wird in den meisten Fällen das Hauptkommunikationsmedium mit externen Gesprächspartnern sein. Dementsprechend wichtig ist es, vernünftig aufzutreten!

Unsere Gesprächspartner sollen sich auf die Inhalte konzentrieren können und deswegen orientieren sich die folgenden Richtlinien an KISS und dem Principle of Least Astonishment - wir wollen:
  • Einfachheit der Form
  • Einheitlichkeit der Form - besonders auch zwischen verschiedenen Do-FOSS-Mitgliedern
  • keine Überraschungen durch scheinbar wechselnde Gesprächspartner (~> Wechsel zwischen Adressen)
  • nachvollziehbare Gespräche

Adressen

Es gibt sowohl personalisierte als auch rollenorientierte E-Mail-Adressen. Diese Trennung hat das Ziel, die Übergabe einzelner Aufgabenbereiche (z.B. Administration des Redmine) zu vereinfachen ohne dabei in die namenlose und mechanisch unpersönliche Kommunikation über Rollen innerhalb einer Organisation abzurutschen. Deswegen sollen die personalisierten Adressen im Vordergrund stehen und hauptsächlich genutzt werden.

Die Infrastruktur und Einrichtung von E-Mail-Adressen wird hier beschrieben.

Personalisiert

Jedes Mitglied des Koordinationskreises besitzt eine personalisierte Adresse nach dem Schema auf seinen Klarnamen. Das sollte die Standardadresse für jede Do-FOSS-bezogene Kommunikation sein!

Rollenorientiert

Für einige Rollen innerhalb der Initiative gibt es explizite Adressen, z.B.:
  • Administrator
  • Blog-Redaktion
  • ...

Das soll aber eher die Ausnahme bleiben und sich auf die Rollen beschränken, die automatisch angeschrieben werden (z.B. zur Freischaltung eines Kommentars) oder öffentlich gemacht werden müssen (z.B. in einem Impressum).
Diese Adressen sollen hauptsächlich zum Empfang verwendet werden. Nur Antworten, die so "mechanisch" und unpersönlich sind, dass sie keinerlei Rückschlüsse auf den Autor enthalten (also z.B. die Zusendung von Account-Informationen), sollen auch darunter versendet werden. Ansonsten ist die personalisierte Adresse vorzuziehen.

Wechsel zwischen Adressen

Wer mehrere Do-FOSS-Adressen besitzt, sollte darauf achten, in einem Gespräch mit einem externen Gesprächspartner möglichst selten den Absender zu wechseln. Genauer:
  • wer auf seiner privaten Adresse angeschrieben wird, soll - wenn er/sie keine expliziten Gründe dagegen sieht - zu der personalisierten Do-FOSS-Adresse wechseln
  • wer auf einer rollenorientierten Adresse angeschrieben wird, soll - wenn nicht die obige Ausnahme gilt - zu der personalisierten Adresse wechseln
  • andersherum auf keinen Fall!

Threads

Um die Verwaltung von Mails in Thread- bzw. Themenansichten zu ermöglichen, müssen zwei zentrale Punkte eingehalten werden. Zum einen sollte jede Mail nur ein Thema behandeln. Zum anderen sollte die "Antworten"-Funktion nur dann genutzt werden, wenn es sich auch tatsächlich um eine Antwort handelt! Für neue Themen muss eine eigene Mail verfasst werden, die nicht aus Gründen der Bequemlichkeit per "Antworten" erstellt wird.

Verfassen

Im Sinne der Einfachheit der Form sind die meisten der folgenden Richtlinien entstanden.

Format

Um maximale Kompatibilität zu gewährleisten und nicht noch mehr festzulegen, sollen Mails bevorzugt als PLAIN Text verfasst werden. Nur wenn das wegen des Umfangs einer Mail zu mangelnder Lesbarkeit führt, kann auf HTML ausgewichen werden. Dazu sei gesagt, dass Mails solcher Länge wegen anderer Richtlinien (andere Medien, nur ein Thema pro Mail) nur selten eine Daseinsberechtigung haben.

Adressaten

Sowohl bei interner als auch bei externer Kommunikation sollen nur die direkten Ansprechpartner im "An"-Feld adressiert werden. Adressaten, welche die Mail nur zur Kenntnis nehmen sollen, werden per "CC" angeschrieben.

Falls der Adressat nicht erkennen soll, dass die Kommunikation von jemand anderem bei Do-FOSS zur Kenntnis genommen wird, soll dazu nicht einfach "BCC" verwendet werden. Zum einen kann der Do-FOSS-Empfänger leicht übersehen, dass er nur per "BCC" angeschrieben wurde und zum anderen muss er sich so selber erschließen, warum er involviert wurde. Statt dessen sollen solche Mails nach dem Versand mit einem kurzen Kommentar an die Empfänger bei Do-FOSS weitergeleitet werden.

Betreff

Falls E-Mails zur internen Kommunikation eingesetzt werden, soll die Betreffzeile mit "[Do-FOSS]" beginnen. Bei Antworten ist es in Ordnung, wenn ein "AW: " oder "Re: " voran gesetzt wird. Bei andaunerder Kommunikation mit externen Gesprächspartnern, die den Begriff Do-FOSS einordnen können, bietet sich dieser Zusatz auch dort an.

Empfangsbestätigung

Bitte belästigt den Adressaten nicht mit der Aufforderung, den Empfang der Mail zu bestätigen!

Priorität

Ganz selten mag etwas so wichtig sein, dass es eine hohe Priorität verdient hat. Sonst sollten alle Mails mit normaler Priorität verschickt werden.

Zitate

Wenn auf eine bestehende Unterhaltung geantwortet wird, dann diese bitte unter der eigenen Nachricht zitieren. Dazu einfach den gesamten Austausch mit einem ">" einrücken. (Die meisten E-Mail-Clients machen das automatisch.)

Die eigene Antwort sollte immer oben stehen, wobei einzelne Sätze zitiert werden sollten, wenn der Zusammenhang sonst nicht direkt ersichtlich ist.

Links

Um den Lesefluss nicht zu stören, sollten Links im Allgemeinen per Fußnote (s.u.) angefügt werden. Dies gilt nicht, wenn der Link der eigentliche Inhalt der Nachricht ist.

Wegen der Probleme mit URL-Kürzern (insbesondere Datenschutz und Konflikte mit Sicherheitstools) wird von ihrer Verwendung abgeraten.

Fußnoten

Insbesondere für Links aber auch für andere Zwecke können Fußnoten verwendet werden. Da Mails im PLAIN-Text-Format verfasst werden sollen, müssen diese manuell erstellt werden. Dazu einfach hinter dem Wort, das eine Fußnote erhalten soll, eine Zahl in eckigen Klammern einfügen (z.B. "[1]") und am Ende der Mail (vorzugsweise zwischen Gruß und Signatur) die Erklärung liefern (z.B. "[1] http://de.wikipedia.org/wiki/Fu%C3%9Fnote").

Signatur

Die Signatur besteht aus
  • dem eigenen Namen
  • einer Nennung der Initiative Do-FOSS inklusive einem Satz aus dem Motto
  • einem Link zu Do-FOSS
  • dem Link zum Twitter-Account
  • einem Link zum eigenen Profil; wenn möglich im Blog, sonst in Redmine
  • der eigenen E-Mail-Adresse (damit sie bei Weiterleitungen in jedem Fall erhalten bleibt)
  • Links zum PGP-Schlüssel:
    • Link zum Direct-Download des Schlüssels im Redmine
    • Link zum MIT-Keyserver

Da ein E-Mail-Impressum nicht nötig zu sein scheint, wird vorerst keines enthalten sein.

Die Signatur wird durch den üblichen Trenner "-- " (also "Minus, Minus, Leerzeichen") eingeleitet. Am Ende steht eine Leerzeile, damit sich die Signatur optisch von der PGP-Signatur abhebt.

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VORNAME NACHNAME

Do-FOSS - ... braucht Freie Software
    die Initiative für Freie und Quelloffene Software für die Stadt Dortmund

Web: http://do-foss.de
Twitter: https://twitter.com/do_foss

Profil: LINK
Mail: ADRESSE
PGP-Schlüssel:
   DL: LINK
  SKS: LINK

Verteiler

Der Absender wird für das Verbreiten unserer Inhalte an einen Verteiler verwendet. Die Signatur basiert auf der obigen und wurde in Teilen angepasst:

  • persönliche Informationen entfernt
  • Hinweise auf das erwünschte Verbreiten hinzugefügt
  • Hinweise auf Abmelden hinzugefügt

Das Ergebnis:

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Do-FOSS - Dortmund braucht Freie Software
    die Initiative für Freie Software für die Stadt Dortmund

Wir freuen uns, wenn unsere Inhalte über E-Mail oder soziale Netzwerke geteilt werden, über Blog-Posts zum Thema Diskussionen entstehen und die Idee hinter Freier Software verbreitet wird.

Web: http://do-foss.de
Twitter: https://twitter.com/do_foss

Falls Sie diese Mail nicht über eine Mailing List zugestellt bekommen, erhalten Sie sie, weil wir mit Ihnen schon direkten oder indirekten Kontakt gepflegt haben oder wir ein Interesse am Thema Freie Software vermuten. Sollten Sie keine weiteren E-Mails von uns empfangen wollen, antworten Sie einfach mit einem kurzen Hinweis.

Anhänge

Bei Postfächern, die per IMAP bedient werden, sollte deren beschränkte Größe berücksichtigt werden. Bei technisch versiert erscheinenden Gesprächspartnern kann man statt eines Dokuments einen Link auf das Dokument im Dokumentenmanagement von Redmine versenden.

Verschlüsselung

Als Initiative ebenso wie als Individuen legen wir Wert auf Privatsphäre. In dem Sinne befürworten wir ausdrücklich die Verschlüsselung von E-Mails mit PGP. Wer noch keine E-Mail-Verschlüsselung verwendet, es aber gerne täte, findet z.B. bei der Free Software Foundation eine gute Anleitung.

Schlüssel

Bestmögliche Sicherheit ist nur bei ungeteilten Schlüsseln möglich. Deswegen hat jedes Mitglied seinen eigenen Schlüssel während für rollenbasierte Adressen keine Schlüssel erstellt (und verwendet) werden. Der persönliche Schlüssel kann neben der Do-FOSS-Adresse auch andere persönliche Adressen enthalten. Er sollte 4096bit lang sein.

Sowohl im Blog als auch im Redmine enthalten die Mitgliederprofile folgende Hinweise auf den öffentlichen Schlüssel:
  • Key ID: die letzten acht Stellen des Schlüssels
  • Fingerprint: die letzten 10 Vierergruppen des Schlüssels
  • Key Server: Link zum Schlüssel auf dem MIT-Keyserver
  • Public Key: den öffentlichen Schlüssel als Datei zum direkten Download; die Datei soll zur besseren Interoperabilität ASCII-armored sein; Namenschema: public-key-vorname-nachname.asc

Erstellung der Schlüsseldatei

Zur Erstellung der Datei mit dem öffentlichen Schlüssel kann folgender Kommandozeilenbefehl verwendet werden:

gpg -a --output public-key-<vorname>.<nachname>.asc --export <Schlüssel-ID>

Alternativ kann auch die Schlüsselverwaltung, also z.B. Kleopatra, diese Datei erstellen.

Verfahren

Alle Mitglieder des Koordinationskreises sind bei Mailverkehr über ihre personalisierte Do-FOSS-Adresse dazu angehalten, alle Mails zu signieren und Mails an andere Koordinatoren und Koordinatorinnen zu verschlüsseln. Aus Kompatibilitätsgründen soll standardmäßig PGP/Inline verwendet werden. Nach Absprache mit dem Kommunikationspartner ist PGP/MIME ebenfalls möglich. Die Verschlüsselung von Anhängen kann je nach Situation entschieden werden.

Da für rollenbasierte Adressen kein Schlüssel erstellt wird, kann mit ihnen nicht sinnvoll verschlüsselt kommuniziert werden kann. Umgekehrt sollen von rollenbasierten Adressen verschickte E-Mails nicht signiert werden, um nicht dazu einzuladen, den verwendeten Schlüssel mit der Adresse zu assoziieren.

Auch abrufbar als: PDF HTML TXT

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